В каких случаях можно использовать факсимиле?

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации – факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

Понятие факсимиле

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.

Необходимость факсимиле

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

• руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
• большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
• ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
• ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

• такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
• соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

• у кого находится устройство факсимиле?
• насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
• где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

• законы, нормативные акты;
• налоговые декларации;
• трудовой договор;
• письменное уполномочивание, доверенность;
• вексельные документы;
• различные платежные документы;
• первичные учетные документы;
• счета-фактуры;
• конкурсные документы;
• различные заявления физических и юридических лиц.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Преимущества факсимиле

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

• сокращение количества времени на изучение документации;
• факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
• при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
• обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
• упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Заключение

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.